# Adviesaanvraag ondernemingsraad — AI-monitoring

> Template conform WOR artikel 27 lid 1 sub l

## Aan

De ondernemingsraad van [Bedrijfsnaam]

## Van

[Naam directie/bestuurder]

## Datum

[Datum]

## Onderwerp

Voorgenomen besluit: invoering AI-gebruiksmonitoring via AxonGuard

## 1. Aanleiding

De EU AI Act verplicht organisaties om AI-systemen te registreren en te classificeren.
Om aan deze verplichting te voldoen, willen wij inzicht krijgen in welke AI-tools
binnen [Bedrijfsnaam] worden gebruikt.

## 2. Beschrijving van het systeem

Wij stellen voor om AxonGuard AI Monitor in te zetten. Dit systeem bestaat uit:

- **Browser extension** (Chrome/Edge): detecteert wanneer medewerkers AI-websites bezoeken
- **Desktop agent** (Windows/macOS): detecteert wanneer AI-applicaties worden gebruikt

Het systeem registreert uitsluitend:
- Welke AI-tool is gebruikt (domeinnaam of applicatienaam)
- Wanneer (datum en tijdstip)
- Door wie (e-mailadres of anonieme identificatie)

Het systeem registreert NIET:
- Inhoud van AI-gesprekken of prompts
- Scherminhoud, toetsaanslagen of bestanden
- Activiteit buiten AI-gerelateerde tools

## 3. Doel

- Voldoen aan de registratieplicht uit de EU AI Act
- Inzicht in schaduw-AI gebruik (tools buiten het zicht van IT)
- Verantwoord AI-beleid ontwikkelen op basis van feiten
- Kosten- en licentieoptimalisatie

## 4. Privacy-impact

- Grondslag: gerechtvaardigd belang (AVG art. 6 lid 1 sub f)
- Data minimalisatie: alleen tool-identificatie, geen inhoud
- Bewaartermijn: [30/90/365] dagen
- Werknemers worden geïnformeerd via privacy-verklaring
- Inzagerecht en bezwaarrecht zijn gewaarborgd

## 5. WOR artikel 27

Dit voornemen valt onder artikel 27 lid 1 sub l WOR (invoering, wijziging of intrekking
van een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor
waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de
onderneming werkzame personen).

Wij vragen de ondernemingsraad om advies over dit voorgenomen besluit.

## 6. Voorgesteld besluit

[Bedrijfsnaam] voert AxonGuard AI Monitor in per [datum] voor alle medewerkers
die AI-tools gebruiken, met inachtneming van de beschreven privacywaarborgen.

---

*Dit document is een template. Raadpleeg uw juridisch adviseur voor een definitieve versie.*